Ressurssenteret i PurePPM er live: Slik henter du ressursbehovet rett ut av prosjektplanene
Ressurssenteret i PurePPM er live: Slik henter du ressursbehovet rett ut av prosjektplanene
Første gang jeg fyrte opp det nye ressurssenteret i PurePPM, fikk jeg et tall i ansiktet:
557 % behov for Prosjektleder-rollen i juli.
Det er ikke en feilmelding. Det er summen av alt jeg har lovet bort i porteføljen min, holdt opp mot kapasiteten jeg faktisk har. Og det er nøyaktig den typen sannhet de fleste organisasjoner ikke kan svare på i dag, fordi behovet bor i prosjektplanene, kapasiteten bor i hodet på avdelingsleder, og bindingsleddet er et regneark som ble oppdatert sist i mars.
Det er ikke et planleggingsproblem. Det er et synlighetsproblem. Så jeg bygde et ressurssenter i PurePPM som henter behovet rett ut av planene, og kobler det til folkene som faktisk skal levere.
Hvorfor ressursstyring trenger å være en del av porteføljestyringen
De fleste organisasjoner jeg har jobbet med, har ressursstyring i to versjoner:
Et regneark som lever sitt eget liv. Oppdateres når noen husker det, brukes som referanse til neste planleggingsmøte, og er sjelden synkronisert med hva som faktisk skjer i prosjektene.
En tung enterprise-løsning som krever full implementering, dedikert administrator og en læringskurve på flere måneder.
Mellom disse to ytterpunktene har det vært overraskende lite. Det er der ressurssenteret i PurePPM plasserer seg. Det er bygget for organisasjoner som har vokst ut av regnearket, men ikke trenger Planview for å løse problemet.
Sentralt i designet ligger ett prinsipp: ressursbehovet skal komme fra planene, ikke ved siden av. Når en aktivitet i en prosjektplan får en rolle, skal det automatisk gi utslag i ressurssenteret. Ingen dobbeltregistrering, ingen "husket du å oppdatere kapasitetsarket?".
Slik fungerer ressurssenteret
1. Roller og rollepools
Først setter jeg opp rollene organisasjonen trenger, samler dem i pools, og tildeler ressurser til rollene de faktisk kan fylle.
En person kan ha flere roller, og en rolle har en pool av kandidater. Det høres trivielt ut, men er fundamentet for alt det smarte som skjer senere. Uten et tydelig rolle- og kompetansebilde kan ingen algoritme i verden foreslå riktig person til riktig aktivitet.
2. Alle ressurser samlet ett sted
Personer, eksterne konsulenter og konsulentteam, med rolle, post, avdeling og kapasitet i timer per uke.
Dette er den eneste sannheten i organisasjonen om hvem som finnes og hva de kan. Den listen kan ikke leve i tre forskjellige Excel-ark.
3. Behov rett ut av planene
Når en aktivitet i en prosjektplan får en rolle, dukker behovet opp i ressurssenteret automatisk, brutt ned per måned, per rolle og per prosjekt.
Og det er her det blir ubehagelig ærlig. Prosjektleder-raden viser 557 %, 608 %, 635 %, 885 %. Det er ikke en feilmelding, det er fasiten på hva porteføljen faktisk krever av PL-kapasitet i månedene som kommer.
Samme datagrunnlag, annen vinkel, gruppert per prosjekt:
Her ser jeg umiddelbart hvilke prosjekter som driver behovet, og hvilke roller som mangler bemanning i hvilket prosjekt.
4. Smart utfylling i prosjektplanen
I prosjektplanen legger jeg inn en rolle, og PurePPM foreslår personer fra riktig pool. Hver kandidat kommer med rollematch og hvor allokert vedkommende allerede er.
Jeg ser Anders Holst på 50 %, Kristian på 70 %, Ole på 80 % uten å måtte spørre noen. Jeg trenger ikke gå tre samtaler unna for å vite om personen jeg vurderer faktisk har plass.
5. Ressursforespørsel med sporbar godkjenningsflyt
Når jeg bekrefter en person, sendes en allokeringsforespørsel med kommentar og før/etter-belastning.
Forespørselen havner i en godkjenningskø i ressurssenteret, hvor riktig person kan godkjenne, avvise eller foreslå alternativ.
Sporbart, dokumentert, og ikke "tror jeg sa det til Erik på fredag".
6. Heatmap per ressurs
Til slutt får jeg en visuell oversikt over hvem som koker og hvem som har luft.
Røde celler er overallokering. SAP Consulting Team ligger på 140 % store deler av halvåret, mens Liv og Ingrid har kapasitet til overs. Den typen innsikt løser man ikke med en filterfunksjon i Excel.
Hva dette egentlig handler om
Magefølelse er ikke en ressursstrategi. Data er.
Det betyr ikke at erfarne PMO-ledere skal slutte å bruke skjønn. Det betyr at skjønnet skal hvile på et faktisk bilde av hva organisasjonen krever, og hva organisasjonen har. Når dataene er strukturert sånn, blir spørsmål som tidligere tok dager å besvare noe du kan svare på i sanntid:
Har vi kapasitet til det nye prosjektet?
Hvilke prosjekter står i fare hvis vi mister én senior PL?
Hvor stor er over-committeringen vi har bygget oss inn i?
Med ressurssenteret i PurePPM er svarene én skjerm unna, ikke ett kvartalsmøte unna.
Hva kommer neste
Dette er bare fundamentet. På toppen av ressurssenteret har jeg bygget en AI-vurderingsmodul som kan analysere hele porteføljen samtidig, og foreslå bemanning, prosjektrekkefølge og konsekvenser av valg. Det får sin egen artikkel i neste uke.
I mellomtiden: hvis du jobber et sted hvor ressursdiskusjoner foregår uten et felles datagrunnlag, har du sett problemet ressurssenteret er bygget for å løse.